Ezt a gyűjteményi kategóriát elsősorban a nem állami fenntartású, nyilvánosan megtekinthető (múzeumszerű), kiemelkedő tudományos vagy kulturális jelentőségű gyűjtemények számára alakította ki a jogalkotó, hogy jogi kereteket biztosítson számukra is a múzeumok, közgyűjtemények számára megállapított szigorú (szakmai és költség vonzattal is járó) feltételeknél lényegesen kevesebb előírással. Így nem előírás a szakképzett állandó alkalmazott, elegendő a saját formátumban elkészített (egyértelmű azonosításra alkalmas képi és leíró) leltár, és az év 24 napján – legalább napi 4 órában – biztosított nyilvános hozzáférés. További feltétel, hogy a gyűjtemény legalább egy eleme a védetté nyilvánított kulturális javak körébe tartozzon. A nyilvántartásba vétel iránti kérelmet a tulajdonos vagy a tárgyak kezelésére jogosult személy nyújthatja be az Építési és Közlekedési Minisztérium Kulturális Javak Főosztálynak. A nyilvántartásba vétel – 2021. január 1-jétől – illeték- és díjmentes.
A nyilvántartásba vétel iránti kérelem adattartalmát jogszabály határozza meg:
- A gyűjtemény tulajdonosa,
- A gyűjtemény kezelésére jogosult neve,
- A gyűjtemény őrzési és bemutatási helye,
- A gyűjteményhez tartozó kulturális javak összesített darabszáma/mennyisége és jegyzéke (azonosításra alkalmas leíró adatokkal, fényképekkel),
- A gyűjtemény kiemelkedő tudományos vagy kulturális jelentőségének leírása,
- A gyűjtemény kiemelkedő tudományos vagy kulturális jelentőségét igazoló szakirodalmi és egyéb dokumentációk (bibliográfia, katalógus, értékbecslés),
- A gyűjteményhez tartozó védett kulturális tárgy (javak) jegyzéke (azonosításra alkalmas leíró adatokkal, fényképekkel),
- A gyűjtemény kutatói és látogatói hozzáférésének időpontjai (rendszeressége).
A hatóság a tulajdonos vagy a tárgyak kezelésére jogosult kérelmére, vagy ha a nemzeti érdekű nyilvános gyűjtemény már nem felel meg az előírt feltételeknek, törli azt a nyilvántartásból.
