Számos esetben a köznyelvi és a jogi, hatósági munkában használt kifejezések nem vagy nem teljes mértékben fedik egymást. Ezért szükséges a műtárgyfelügyeleti munkában használatos alapvető fogalmak jogi, hatósági meghatározását külön is bemutatnunk.
Kulturális javak (műtárgy, műkincs, régiség stb.)
A köznyelvben leggyakrabban a „műkincs”, „műtárgy” kifejezéssel szokás illetni azokat a tárgyakat, melyeket a jogszabályok, és nyomukban a hatósági intézkedések is „kulturális javak”, „kulturális tárgy” néven említenek.
Az örökségvédelmi törvény meghatározása szerint:„Kulturális javak: az élettelen és élő természet keletkezésének, fejlődésének, az emberiség, a magyar nemzet, Magyarország történelmének kiemelkedő és jellemző tárgyi, képi, hangrögzített, írásos emlékei és egyéb bizonyítékai - az ingatlanok kivételével -, valamint a művészeti alkotások.”
Ez alapján tehát, ha a részletesebb fogalommagyarázatot leegyszerűsítjük, a kulturális javak fogalmán az ingóságok körébe tartozó két tárgycsoportot kell értenünk: a régiségeket és a műalkotásokat.
Védett kulturális javak (védetté nyilvánított és a törvény erejénél fogva védett tárgyak, védési eljárás, ideiglenes védettség stb.)
A kulturális javak nagy halmazán belül külön védelemben részesülnek nemcsak az Építési és Közlekedési Minisztérium Kulturális Javak Főosztály vagy elődszervei által védetté nyilvánított (vagy védési eljárás alá vont azaz, ideiglenesen védett) darabok, hanem azok is, melyek a törvény erejénél fogva állnak védettség alatt. Ez utóbbi csoportba tartoznak a múzeumok, levéltárak, és a könyvtárak állományába tartozó tárgyak, valamint a lelőhelyek teljes régészeti leletanyaga is, mely állami tulajdont képez és a földből, víz alól előkerülve múzeumban helyezendő el. Ugyancsak a védett tárgyak körébe tartoznak a műemlékké nyilvánított épületek ingó tartozékai is. Az EU szabályozás értelmében az egyházi intézmények leltárában szereplő tárgyak is meghatározott védelmet élveznek. A védettség megszüntetése a védettség kimondásával azonos módon történik (pl. a hatóság határozatával, vagy közgyűjteményi daraboknál a leltárból való szabályos törléssel).
Gyűjtemény és tárgyegyüttes
A hatályos jogszabályok lehetőséget biztosítanak arra, hogy összetartozó tárgyak egységét megőrzendő, bizonyos, a védési határozatban leírt tárgyakat a hatóság határozatával védett gyűjteménnyé, vagy tárgyegyüttessé nyilvánítson. Ezen együttesek egysége csak a hivatal külön engedélyével, határozatával bontható meg.
Nemzeti érdekű nyilvános gyűjtemény
Ezt a gyűjteményi kategóriát elsősorban a nem állami fenntartású, nyilvánosan megtekinthető (múzeumszerű), kiemelkedő tudományos vagy kulturális jelentőségű gyűjtemények számára alakította ki a jogalkotó, hogy jogi kereteket biztosítson számukra is a múzeumok, közgyűjtemények számára megállapított szigorú (szakmai és költség vonzattal is járó) feltételeknél lényegesen kevesebb előírással. Így nem előírás a szakképzett állandó alkalmazott, elegendő a saját formátumban elkészített leltár, és az év 24 napján – legalább napi 4 órában – biztosított nyilvános hozzáférés. További feltétel, hogy a gyűjtemény legalább egy eleme a védetté nyilvánított kulturális javak körébe tartozzon. Az előírásoknak megfelelő gyűjteményeket és tárgyegyütteseket az Építési és Közlekedési Minisztérium Kulturális Javak Főosztály a tulajdonos kérelmére nyilvántartásba veszi.
Közérdekű kulturális érték
E körbe kerülhetnek olyan tárgyak vagy tárgyegyüttesek, amelyek, illetve darabjaik egyenként nem minősülnek a kulturális javak körébe tartozó tárgyaknak, ugyanakkor együttesként vagy önmagukban is hordozhatnak olyan jellemzőket, melyek alapján indokolt már a kulturális érték megnevezéssel illetni. E tárgyak esetében a saját leírás, illetve leltár mellett a nyilvános hozzáférést a tulajdonos által meghatározott módon (pl. múzeumszerű bemutatással vagy akár interneten keresztül is) évente 12 nap, legalább napi 4 órában kell biztosítani. Az előírásoknak megfelelő gyűjteményeket és tárgyegyütteseket az Építési és Közlekedési Minisztérium Kulturális Javak Főosztály a tulajdonos kérelmére nyilvántartásba veszi.
„Művészeti, történelmi vagy régészeti értéket képviselő nemzeti kincsek”
2004 májusa, az EU csatlakozás óta a nemzeti szabályozással párhuzamosan, vele összhangban alkalmazzuk a közösségi jogot is. Ennek értelmében az egyes tagállamok, így Magyarország is a tárgyak meghatározott körére, melyek a „művészeti, történelmi vagy régészeti értéket képviselő nemzeti kincsek” közé tartoznak, korlátozásokat, tilalmakat vezethetnek be. Így a védett körbe tartozó tárgyaknak az országból való kiszállítása – akárcsak másik tagállamba is – tilos, vagy csak ideiglenesen engedélyezhető. A jogszabály (2001. évi LXXX. törvény) alapján hazánkban a következő tárgyak minősülnek e körbe tartozónak: "védett kulturális javak, valamint a régészeti leletek és a műemlékek műemléki értékkel rendelkező alkotórészei, tartozékai és berendezési tárgyai". (A védett kulturális javak alatt értendő a jogszabály alapján a múzeumi, könyv- és levéltári, valamint kép- és hangarchívumban nyilvántartásba vett leltári darabokon túl a hatósági határozattal védetté nyilvánított tárgyak is.)
Műtárgyfelügyelet – hivatali, hatósági műtárgyvédelem (feladataink, szervezeti rend, történet, védettségek felülvizsgálata, külföldi kitekintés, EU)
A műtárgyak védelmének – jogszabályok által meghatározott – hivatali, hatósági rendszere adja a műtárgyfelügyeletet. E feladatkör három alapvető részterületet takar: védettség, kiviteli engedélyezés, bűnügyi együttműködés – restitúció. A védettség jogintézménye azon alapszik, hogy a kulturális javak nagy köréből kiválasztjuk, nyilvántartásba vesszük és figyelemmel kísérjük a „kiemelkedő jelentőségű és pótolhatatlan” darabokat. Ezek megőrzését, tudományos feltárását, megismerését kívánjuk biztosítani. A kiviteli engedélyezés révén a nemzetközi műtárgyforgalom hazai vonatkozásait figyeljük, adott esetben megakadályozva, hogy egy-egy védendő, a magyar kulturális örökség számára nélkülözhetetlen tárgy elhagyja az országot. A restitúció, az ellopott, eltűnt tárgyak visszaszerzése révén elveszett kulturális örökségünk helyreállítása a cél. E szerteágazó feladatkör csupán részben a Műtárgyfelügyelet feladata, hiszen itt a bűnüldöző szerveken, az igazságszolgáltatás különböző fórumain át a nemzetközi együttműködés csatornáit is igénybe kell venni. A Minisztérium jelenlegi felépítése szerint a fenti feladatokat országos illetékességgel, elsőfokú hatóságként a Kulturális Javak Főosztály, illetve annak vezetője látja el. A műtárgyfelügyeleti munka hosszú, évszázados történetéből adódik, hogy a történelmi változások a védési szempontok, és velük a korábban védetté nyilvánított műtárgyállomány felülvizsgálatát többször is indokolttá tették. Az 1990-es rendszerváltást követő gyors, és mélyreható társadalmi, gazdasági és kulturális változásai indokolják, hogy az 1949-től nyilvántartásba vett védett műtárgyállomány szakmai felülvizsgálatának eredményeit figyelembe véve a védett kulturális javak minőségét és számarányát tekintve is a jelen igényekhez igazítsuk. A felülvizsgálatot indokolják a nemzetközi tapasztalatok és az EU műtárgyak védelmével kapcsolatos szabályozása is.