A vonatkozó jogszabályok alapján az Építési és Közlekedési Minisztérium Kulturális Javak Főosztály három, kulturális javakra vonatkozó nyilvántartást vezet. Ezek a közhiteles adatokon túl tartalmazhatnak további, tájékoztató jellegű adatokat is. Az adatbázisok tartalma – korlátozott hozzáféréssel – a honlapon keresztül is elérhető, azonban hivatalos felhasználás céljára adatszolgáltatást kell kérelmezni.
Amennyiben a megadott kulturális javak védettsége, kiviteli engedélye, illetve a lopott állapota fennállásáról (vagy ennek hiányáról, illetve korábbi fennállásáról) a nyilvántartásban szereplő adatokat kíván megszerezni, akkor adatszolgáltatást kell kérelmezzen, a hatóságtól. Ugyancsak az adatszolgáltatás keretében kell kérelmezze, ha egy vagy több szűrési feltételnek megfelelő találati listát szeretne kapni, pl. egy-egy művész védett, vagy lopott műtárgyainak pontos jegyzékét. A nyilvántartási adatszolgáltatás igénylése – 2021. január 1-jétől – illeték- és díjmentes.
Az adatszolgáltatás a Kulturális Javak Főosztály hatósági és nem hatósági jellegű nyilvántartásaiban található adatokon alapul, és – a kérelemnek megfelelően – tartalmazza a kiállítása időpontjában fennálló, illetve korábbi állapotokat, jogi helyzeteket, és az ehhez kapcsolódó egyéb adatokat. (Pl. korábban fennállt védettségre, vagy régebbi lopásra vonatkozó adatokat.)
Az adatszolgáltatás iránti kérelmet – formai kötöttségek nélkül, írásban – a Kulturális Javak Főosztálynak kell beküldeni.
